Rahvusarhiivi arhivaalide Pärnu keskraamatukokku kauglaenutuse kord

1. Kauglaenutus antud korra mõistes on rahvusarhiivi koosseisu kuuluvate arhiivide (välja arvatud filmiarhiiv) arhivaalide laenutamine tähtajaliseks kasutamiseks. Käesolev kord kehtestab arhivaalide kauglaenutuse tellimuse esitamise ja täitmise ning laenutatud arhivaalide kasutamise tingimused.
2. Kauglaenutuse eesmärk on võimaldada Pärnu keskraamatukogu lugemissaalis töötavatel uurijatel kasutada rahvusarhiivi arhivaale.
3. Kauglaenutuse teel on arhivaalide laenutamise aluseks rahvusarhiivis registreeritud uurija poolt vormistatud avaldus, milles peavad olema täidetud järgmised väljad:
   a) tellija ees- ja perekonnanimi;
   b) kontaktandmed;
   c) laenutamise eesmärk/uurimisteema;
   d) arhiiv, kust arhivaalid tellitakse;
   e) asutus, kuhu arhivaalid tellitakse;
   f) arhivaalide täpsed viited (fond, nimistu, säilik).
4. Avalduse plank on kättesaadav Pärnu keskraamatukogu lugemissaalis. Avalduse saab esitada ka vabas vormis posti või e-postiga rahvusarhiivi klienditeenindustele ja see peab sisaldama punktis 3 nimetatud andmeid.
5. Avalduse vaatab läbi ja teeb otsuse rahvusarhiivis klienditeenindusega tegeleva talituse juhataja või maa-arhiivi juht ning teavitab sellest avalduse esitajat.
6. Korraga võib tellida üldjuhul kuni 15 säilikut tähtajaga üks kuu. Tellimust võib pikendada veel kuni üheks kuuks. Tähtaega hakatakse arvestama alates tellitud säilikute jõudmisest sihtkohta.
7. Kauglaenutusse ei väljastata üldjuhul:
   a) halvas füüsilises seisundis olevaid arhivaale;
   b) fotosid ja klaasnegatiive, kaarte, plaane, pärgamentürikuid- ja köiteid ning vahapitsereid sisaldavaid arhivaale;
   c) suureformaadilisi ja esemelisi arhivaale;
   d) kartoteeke;
   e) tervikuna publitseeritud ja digitaalseid kasutuskoopiaid omavaid arhivaale;
   f) juurdepääsupiirangutega arhivaale;
   g) arhiivis kohapeal enamkasutatavaid arhivaale;
   h) Eesti riigi ajaloo ja kultuuri seisukohalt erilise tähtsusega arhivaale (nt Tartu rahuleping, Eestimaa rüütelkonna kapitulatsiooniakt 1710. aastast jt);
   i) varasemast kui 18. sajandist pärinevaid arhivaale.
8. Laenutusavalduse esitamise hetkel laenutatud või tähtajaliselt näitusele deponeeritud arhivaalide, samuti korrastamisel, restaureerimisel, mikrofilmimisel või digiteerimisel olevate arhivaalide võimalikust laenutusajast teavitab avalduse esitajat ja Pärnu keskraamatukogu töötajat rahvusarhiivi arhiivides kauglaenutuse eest vastutav isik.
9. Arhivaalide laenutamiseks koostatakse rahvusarhiivi poolt laenutusakt, mis registreeritakse rahvusarhiivi dokumendihaldussüsteemis Postipoiss. Tellimusele lisatakse akt kahes eksemplaris, millest üks jääb Pärnu keskraamatukogu lugemissaali, kus säilikuid kasutatakse, ja teine tagastatakse koos säilikutega arhiivi, kes säilikud laenutas.
10. Arhivaalid laenutatakse arhiivi poolt korrastatult: kasutamislehega, mapis või ümbrikus olevad lahtised lehed nummerdatult ja kinnituskirjega.
11. Arhivaalid pakitakse spetsiaalselt transportimiseks ettenähtud kastidesse.
12. Säilikuid toimetatakse Pärnu keskraamatukokku rahvusarhiivi transpordiga üks kord kuus hiljemalt 10. kuupäevaks. Tellitud arhivaalide kättesaamiseks võib kuluda kuni üks kuu (olenevalt tellimuse esitamise kuupäevast).
13. Kauglaenutuse teel laenutatud arhivaalidest saab tellida koopiaid vastavalt rahvusarhiivis kehtivale koopiate valmistamise üldisele korrale ja riigiarhivaari poolt kehtestatud kulunormidele. Koopiad valmistab pärast tellitud säilikute tagasijõudmist rahvusarhiivi vastav struktuuriüksus. Koopiatellimus vormistatakse plangile.
14. Laenutustähtaegadest kinnipidamist jälgivad nii Pärnu keskraamatukogu vastutav töötaja kui ka rahvusarhiivi klienditeenindused.
15. Suveperioodil, 10. juunist kuni 10. septembrini kauglaenutust ei toimu.
16. Pärnu keskraamatukogu võimaldab tellitud säilikutele juurdepääsu oma lugemissaalis ning hoiustab säilikuid oma hoiuruumis tagades vastavalt käesoleva korra punktides 18–21 loetletud nõuded.
17. Säilikuid võib uurimiseks kasutada üksnes identifitseeritud isik (st tellimuse esitaja). Säilikute kasutamine toimub Pärnu keskraamatukogu töötaja järelevalve all.
18. Nõuded lugemissaalile: tagatud peab olema elementaarne tuleohuts- ja turvalisuse tase.
19. Uurija on kohustatud kasutama säilikuid säästvalt, arvestades nende tüüpi, ormaati, kaalu ja füüsilist seisundit.
20. Säilikute kasutamisel kohustub uurija täitma Pärnu keskraamatukogu lugemissaali eeskirju. Keelatud on:
    a) säilikuid lugemissaalist välja viia;
    b) muuta lehtede järjekorda ja neid köitest välja võtta;
    c) teha säilikutesse märkmeid;
    d) niisutada sõrmi lehekülgede keeramiseks;
    e) teha väljakirjutusi säilikute peal;
    f) asetada avatud säilikuid üksteise peale;
    g) kopeerida säilikuid (välja arvatud punktis 21 nimetatud juhul).
21. Säilikutest on uurijal lubatud teha koopiaid enda digikaameraga isiklikeks vajadusteks mitteärilistel eesmärkidel. Selleks uurija:
    a) teavitab eelnevalt lugemisssaali töötajat, näidates ette nii kaamera kui ka pildistatava(d) säiliku(d);
    b) peab järgima kõiki käesolevas korras esitatud säilikute kasutamisnõudeid;
    d) ei tohi kasutada statiivi ega välklampi.
22. Uurija kannab vastutust iga kasutamiseks võetud säiliku eest. Ta on kohustatud koheselt teavitama lugemissaali töötajat kahjustatud säilikust või enda poolt tekitatud kahjustusest. Arhivaali kasutuskõlbmatuks muutmise või varguse eest võetakse süüdlane kriminaalvastutusele.
23. Nõuded, mida rahvusarhiiv esitab laenutatud säilikute hoiutingimustele ajal, mil neid ei kasutata lugemissaalis, on järgmised:
    a) säilikuid hoiustatakse lukustatavas kapis ning ümbristatult (karpides, mappides, ümbrikutes);
    b) säilikutele on juurdepääs üksnes identifitseeritud isikutel;
    c) hoiuruumis peab olema tagatud elementaarne tuleohutuse- ja turvalisuse tase (on olemas suitsuandur ja liikumisandur);
    d) asutusel (hoiuruumil) on olemas ajakohane ohuplaan.
24. Arhiivimaterjalide publitseerimisel on osundamine rahvusarhiivile kohustuslik. Rahvusarhiiv on tänulik arhiivi allikatele tuginevate uurimuste ja muude publikatsioonide arhiivile annetamise eest.